La pròpia unitat de descripció.
Published
El fons conté els documents produïts i rebuts per l’Associació d’Exalumnes D’EINA en l’execució de les seves funcions, competències i serveis al llarg de la seva existència. En aquest sentit, els documents constitueixen el testimoni de les relacions entre D’Eina i els seus associats, altres persones físiques o jurídiques, com també de les seves relacions amb altres institucions i administracions.
En general, només es conserva una part relativament reduïda de la documentació. Els fons conté els documents fundacionals i de dissolució de l’associació, actes de reunions de la Junta D’EINA i de l’Assemblea General, algunes memòries d’activitats, llistes d’associats i informació sobre algunes de les activitats realitzades per l’associació.
Des de la seva descripció, l’any 2015, es ve aplicant el quadre de classificació següent:
1. Gestió interna
1.1. Documents constitutius i estatuts
1.1.1. Acta fundacional
1.1.2. Estatuts
1.1.3. Dissolució
1.2. Òrgans de govern
1.2.1. Actes de reunions de la Junta directiva D’EINA
1.2.2. Actes de reunions de l’Assemblea General de socis
1.2.3. Correspondència
1.3. Planificació estratègica
1.3.1. Memòries
1.4. Gestió dels associats
1.4.1. Incorporació a l’entitat
1.4.2 Llistes de socis
1.5. Afers jurídics
1.5.1. Convenis i contractes
1.6. Gestió econòmica
1.6.1. Pressupost
1.6.2. Llibres diari
1.6.3. Balanços de situació
1.7. Relacions públiques
1.7.1. Gestió de la identitat corporativa
2. Activitat externa
2.1. Activitats
2.1.1. Expedients d’organització d’activitats
D’acord amb la Llei 10/2001 d’arxius i documents, s’ha d’aplicar la normativa d’avaluació, a partir de la qual se’n determina la conservació per raó dels seus valors (cultural, jurídic...) o bé l’eliminació, ja sigui parcial o total, transcorregut un període de temps establert. Com a norma general, pels documents d’arxiu posteriors a l’1 de gener de 1940, la normativa estableix que cap document no pot ésser eliminat si no se segueix la normativa i el procediment establerts.
No es preveuen increments, tot i que els fons és incomplet.
Descripció realitzada per Rubén Alcaraz Martínez.
Els documents del fons són de lliure accés, llevat de les sèries que contenen dades personals individuals i individualitzables, la documentació de les quals és consultable sempre i quan superi els terminis de reserva establerts per la legislació vigent.
En un futur es preveu ampliar la informació sobre les condicions d'accés, consulta i reproducció en un reglament per l'arxiu.
La reproducció de documents del fons de l'associació d'exalumnes D'EINA, sempre que siguin de lliure accés, només està condicionada al seu estat de conservació i, pel que fa als documents de caràcter creatiu (fotografies, plànols, cartells...), a les obligacions que es derivin de l’aplicació dels drets d’explotació en cada cas concret.
L’autorització per accedir a la consulta de documentació reservada no implica l’autorització de reproducció amb finalitats de comunicació pública.